1. 通知和沟通：及早向相关人员（学生、教职员工等）宣布关闭调剂系统的计划，并解释关闭的原因和影响。确保清晰的沟通渠道，回答他们可能有的疑问和担忧。
2. 停止调剂流程：在指定日期之前停止接受新的调剂申请。关闭系统中的申请通道，以阻止新的调剂申请进入系统。
3. 处理现有申请：对于已经提交的调剂申请，根据规定的程序和，继续处理并做出最终决定。确保公平、透明地处理每个申请，并及时与申请人沟通结果。
4. 系统关闭和备份：在所有申请得到处理之后，进行系统关闭和数据备份。确保保存所有相关数据，并妥善保管备份文件以备将来需要。
5. 通知关闭结果：及时向所有相关人员（学生、教职员工等）宣布调剂系统已经关闭，并说明关闭的具体日期和影响。提供其他解决方案或替代方式，以满足他们的需求。