部门办公用品管理制度

　　第一条为进一步规范办公用品的管理，明确办公用品的申购、审批、采购、验收、报销及领用等规定，减少办公费用开支，特制定以下规定。

　　第二条办公用品的申购及审批规定：

　　1、常规办公用品的申购：由综合管理部保管员根据每月用量及库存情况，于每月的月底进行统计申购。

　　2、非常规办公用品的申购：各部门需使用的办公用品如属于非常规用品，首先须报本部门经理审批，然后报分管副总经理和行政副总经理审批后，方可由综合管理部采购，如果价值超过__元以上的，还必须报总经理批准后方可采购。

　　3、综合管理部采购人员填写申购单时，必须详细注明所申购用品之名称、规格、数量、单价及申购部门等，对于常规的办公用品，应固定一个物美价廉的品牌，不宜随意变更。

　　第三条办公用品的采购规定：

　　1、采购人员应根据已审批的申购单要求进行采购，有疑问的须即时反馈，否则出现采购错误，由采购人员承担责任。

　　2、采购人员采购办公用品时，务必把握“货比三家、物美价廉”的原则，确保所购用品质量。

　　3、在价格和质量基本稳定的情况下，不应随意更换办公用品的品牌，否则综合部保管员有权拒收。

　　4、所有办公用品由综合管理部统一采购，特殊用品经行政副总批准后可由申请使用部门购买，且均须提供（以加盖印章方为有效）和购买处地址及电话，以便市场调研。

　　第四条办公用品的验收及报销规定：

　　1、综合管理部保管员负责办公用品的验收。

　　2、保管员验收办公用品时，必须严格依据申购单的有关要求进行验收，确认合格后办理入库手续，有质量问题的，一律作退货处理，对数量或单价有疑问的亦可拒收，并向上反映。

　　3、所有办公用品必须凭正规后附入库单，经综合管理部保管员验收签字，综合部经理审核，分管副总和总经理审核签字后，财务方可报销。

　　第五条办公用品的领用规定：

　　1、办公用品由综合管理部统一保管、发放，各部门需使用办公用品的可按审批程序到综合管理部处领取，综合管理部保管员原则上按照《办公用品消耗标准》予以发放。

　　2、各种笔芯、铅笔、墨水、橡皮、双面胶、胶带、文件夹、文件袋、回形针、大头针、大小便笺、稿纸等易耗品，可由本部门经理签字同意，综合管理部经理批准后领用。

　　3、圆珠笔、中性笔、涂改液、笔记本等常用品的领用，除需部门经理签字同意外，还须注意领用周期，原则上领用周期为三个月（对于已领过圆珠笔或中性笔的，原则上以后只能领用笔芯）。

　　4、计算器、电话机、u盘、墨盒等非消耗性用品的领用和更换，除需本部门经理签字同意，经综合部经理审批准外，领用时还须以旧换新。

　　5、打印机、传真机、饮水机、碎纸机、电脑、办公桌椅、文件柜、保险箱等贵重办公用品用具的领用，必须由行政副总经理批准，并执行交旧领新制度。

　　6、领用人员离职时，须清还领用之办公用品（易耗品视情况而定），如有丢失的须按原价扣还。

　　第六条本制度从二零__年十月一日起执行。

部门办公用品管理制度

　　1、目的

　　为规范办公用品采购与管理流程，保证部门(科室)申请的办公用品得到有效利用，避免出现闲置、浪费现象，制定本制度。

　　2、适用范围

　　2.1本制度适用于办公用品与低值办公设备的管理。

　　2.2办公用品分为一次性使用物品(如签字笔、铅笔、胶棒、笔记本、色带等)与可重复使用的物品(如笔筒、剪刀、订书机、文件夹等)两大类。

　　2.3低值办公设备是指扫描仪、喷墨打印机、传真机、电话等购置金额小于1000元(含)的办公设备。

　　3、原则

　　3.1采购前货比三家，购买价廉物美的商品。

　　3.2先申请，后领用，库存最少的原则。

　　4、职责部门

　　4.1院办(人事行政部、后勤)指定专人(以下简称“采购专员”)负责医院办公用品采购与管理工作；

　　4.2院办(人事行政部、后勤)负责人(以下简称“采购主管”)负责审批各部门办公用品申领计划及汇总分析办公费用使用情况，向上级领导汇报。

　　4.3采购专员负责汇总各部门(科室)的办公用品申领计划，经采购主管批准后集中购买并发放；负责办理采购报销手续；负责核算各部门(科室)办公费用，按月上报采购主管。

　　4.4部门(科室)指定专人(下简称“部门文秘”)负责本部门(科室)办公用品的申请、领用与《部门办公用品台帐》的日常管理。

　　5、工作程序

　　5.1申请

　　5.1.1部门文秘每月末汇总本部门(科室)对办公用品的需求，填写《办公用品申领表》并交至采购专员。

　　5.2采购

　　5.2.1采购专员汇总各部门(科室)上报的办公用品申请计划，针对采购项目向供货方询价，经采购主管审批签字后，进行集中采购(采购期间一般为三天之内)；办公设备采购需报总经理(院长)审批。

　　5.2.2办公用品采购金额超过1000元(单件价格，含)时，需报总经理(院长)审批。

　　5.3入库及领用

　　5.3.1采购专员完成采购后，根据采购项目明细单逐项办理入库手续；

　　5.3.2入库完成后，采购专员通知部门文秘领取所申请的办公用品；

　　5.3.3部门文秘根据申领明细在部门(科室)内发放物品，按照领用情况分别登记《部门办公用品台账》(，并对“需归还类”(可重复使用)物品做出标记。办公用品领用人需在《部门办公用品台帐》本人页上签字确认。

　　5.4配发

　　5.4.1新员工入职时配发的办公用品一般包括签字笔、笔记本、笔筒、文件夹、文件架各一件，其它因公必备办公用品按需申领。

　　5.4.2对于每人每月必须定额发放的必备用品(如劳保用品等)，可以根据实际情况及匡算量每月一次性配发，以减少申请程序。

　　5.5返还

　　5.5.1部门(科室)出现领用量剩余或不再使用的物品时，需退还采购专员办理核销，冲抵本部门(科室)办公费用；

　　5.5.2员工离(调)职时，需提取《部门办公用品台账》的'本人页到院办(人事行政部、后勤)办理“需归还类”办公用品的返还手续。

　　5.5.3需归还办公用品在正常使用情况下损坏，可到采购专员处以旧换新；如丢失则应由领用人按用品的采购价格予以赔偿。

　　5.6保管

　　5.6.1采购专员需清楚掌握办公用品库存情况，并经常整理，保证物品不受侵蚀。

　　5.7盘点

　　5.7.1采购专员应定期盘点办公用品库存(根据库存大小自行安排盘点周期，一般每月进行一次)。盘点要求作到账物相符，如果不一致必须查找原因，经采购主管批准后调整账目，使两者一致。

　　5.8费用结算

　　5.8.1采购专员每月第一周应将上月发生的办公用品采购、发放情况及分摊的费用汇总成表，上报采购主管审批后办理付款手续。

部门办公用品管理制度

　　第一条为规范办公用品管理，节约经费开支，杜绝浪费，特制定本制度。

　　第二条办公用品归口管理部门为办公室。

　　第三条办公用品由办公室统一购买、保管和发放，非经办公室委托或授权任何部门和个人不得私自购买。

　　1、各部门每半月提交一份经本部门签字的办公用品申领单，送办公室审核。

　　2、由办公室根据办公用品库存情况并汇总各部门需求计划，编制采购申请，经总经理批准后采购。

　　3、临时采购由各部门负责人提交申请，报总经理批准后，交办公室采购。

　　4、办公用品采购应坚持货比三家、优质优价。

　　5、采购结束后，由办公室通知各部门统一领取。

　　第四条本制度所称办公用品分为消耗品和管理品两种：

　　1、消耗品（无再生价值）：铅笔、圆珠笔、碳素笔、图钉、笔记本、复印纸、复写纸、传真纸、便签、透明胶、档案袋、信封、刀片、大头针、回型针、橡皮擦等。

　　2、消耗品属一次性用品，用量大且不易管理。为使各部门领取

　　方便和避免浪费的原则，消耗品领用为按月领取，由各部门负责人统一领取，并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。

　　3、针对消耗品中复印纸无序浪费现象，请各部门在领用A4纸时写明用途、使用时间，下次领用时，时长应与上次大致相等；个别处室招标用纸请另行签领，杜绝大量产生单面废旧纸张的现象发生。

　　4、管制消耗品（可再利用品）：直尺、剪刀、裁纸刀、订书器、起钉器、计算器等，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。

　　5、管制消耗品自第二次发放起，必须以旧品替换新品，否则拒绝领取。

　　6、管制消耗品领取时间是每周一下午13：00——17：00统一领取，并根据实际情况，可调整发放时间。

　　7、管理品如有故障或损坏，应以旧换新。

　　第五条办公用品的领用

　　1、各部门应指定专人负责领取办公用品，并办理领用手续

　　2、办公室负责建立办公用品和办公用品采购、库存、领用台帐，做到帐物相符。

　　3、办公室做好办公用品的日常分类、堆放等整理工作，

　　第六条各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。

　　第七条任何人未经允许不得挪用办公用品，办公用品严禁带回家私用。

　　第新进人员到职时由其所在部门提出办公用品申请，然后到办公室领取；若人员离职，则须将所使用的办公用品（即管理品）上交办公室。

　　第九条办公室文员应每月月末对办公用品的库存情况进行检查，做到帐物相符，并保持合理的最低库存，保证办公用品的`供应。

　　第十条办公室必须加强办公用品的管理，防止失火，失盗。

　　第十一条本制度自下发之日起执行。以前下发的同类文件规定同时废止，以本制度为准。