工程档案归档管理实施细则
一、总则
为确保河北建投新能源有限公司东辛营200MW风电工程项目档案的完整、准确、系统和有效利用，根据DA/T28－2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB/T11822－2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》等规范、标准，结合东辛营风电项目的实际情况，制定本制度。
本制度适用于东辛营200MW风电工程文件编制、工程归档整理、移交和竣工验收。工程各参建单位均应遵照本制度执行。
二、组织管理
（一）东辛营风能分公司主管领导负责建设项目档案归档等工作的组织管理，并负责监督实施、执行本制度。
（二）东辛营风能分公司工程部是本制度监督实施及完善制度的负责部门，对本制度的有效性进行审查，并向公司主管领导提出标准体系建设及修订和完善本制度建议的报告。负责检查执行制度过程中的落实情况，协助档案室开展项目档案的日常利用及管理工作。
（三）东辛营风能分公司档案管理部门负责建设项目全过程项目文件材料形成、积累、整理及归档质量的业务监督与指导。建立项目档案管理网络，组织落实制度的实施工作。确保项目文件材料的规范性、有效性及归档案卷的完整性、系统性。
（四）归档责任。
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1、东辛营风能分公司各部门形成的建设项目前期、管理、竣工转向验收等文件材料。由本部门兼职档案管理人员负责积累、收集与整理，经部门领导审核后，移交公司档案管理部门集中管理与利用。
2、施工、调试、监理等参建单位，负责承建项目文件材料的收集、整理。负责对形成文件材料的规范性、有效性、准确性、完整性及归档案卷等质量的审查，并将整理合格的档案向建设单位移交。
3、设计单位编制的建设项目设计基础等文字材料及竣工图，应按照DA/T5229－2005《电力工程竣工图文件编制规定（附条文说明）》和合同规定的要求，需经逐级审核并确认与工程竣工验收的实际相符后，方可移交建设单位档案管理部门。
三、归档文件范围、保管期限
依据DA/T28－2002《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》规定的归档文件范围、保管期限各专业建设项目通用，建设单位需结合具体项目形成的文件情况进行补充并完善内容。（文件归档范围和保管期限参见表1）。
四、整理
（一）分类
依据《电力企业档案分类表（8~9大类）》和东辛营风能分公司的实际情况进行分类，档案分类表使用说明如下：
档号由目录代号、分类号、案卷号三组数字构成，各号之间用“－”分隔，采用阿拉伯数字标识。
１、在东辛营风电本期工程中目录号由五位阿拉伯数字组成，前两位
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全部为01，后三位由风机机组按单位工程分别从001－133编号，升压站建筑、安装；35KV线路工程；道路在本工程归档文件中均视为共用系统后三位均为000。
2、分类号参照《电力企业档案分类表（8~9大类）》编号如下：
（1）80综合 8000工程前期文件 8010设计基础材料 8020设计文件 8030工程管理性文件
8038工程监理、质量监督（综合性文件入此，针对专职项目的入专指项目）
8045电气系统建筑（升压站内电气设备土建部分） 8046道路
8061电气安装记录、验收记录，质量评定 8062电气装置交接试验记录、电气仪表调校记录 8063电气系统调试方案、报告 80线路工程 8070竣工验收文件
8073风机调试记录、风机交接证书 8074工程决算
8080启动试运文件（启动验收委员会名单、会议文件、纪要） 8081操作规程、事故处理规程
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8082试运行记录 8083生产准备、人员培训 （2）厂家资料 9400风机机组资料 9410箱变资料 9420塔筒资料 9430主变压器资料
9440高压电器设备及配电装置9450低压电器设备 9470继电保护及二次线设备 9480自动装置及直流系统 9490通信及远动 （3）竣工图 84电气 8400总的部分 8410所用电 8420 变压器安装 8430 35kV无功补偿装置 8440电气设备及配电装置 8460防雷保护及接地 8470 继电保护及二次线 8490 远动及通信
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88 土建 8800 总的部分 8810主厂房建筑结构图 8840电气建筑结构图 8880 生产辅助建筑 其他 00采暖通风 10消防
原则上和单位工程有关的，如设计变更、变更设计之类资料放入第一个单位工程中。
4、案卷号指案卷顺序号即档案盒的编号01-99。 （二）组卷 1、原则与要求
（1）原则。遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套及系统性，便于档案的保管和利用。
（2）要求。卷内文件应齐全、完整、系统，签字手续完备。文件的载体和书写音质材料应符合档案保护要求。
2、组卷方法
（1）针对具体项目的管理性文件应放入所针对的项目组卷。 （2）8、9类文件，应按其专业、单位工程、分部、分项等工程进行组卷。为了便于快捷检索及管理，需组薄卷。视卷内文件数量而定（厚度一般不得超过3CM）。
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（3）成册、成套的文件保持其原有形态，不得拆分。 （三）排列
按专业、系统及成套的特点进行案卷或卷内文件排列。 1、案卷排列
（1）8类的案卷排列。按“基本建设”类目设置的先后顺序（项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、生产准备及试运行、项目竣工验收等阶段）
（2）9类的案卷排列。按照设备的合格证明文件、使用说明、检验记录、图纸等进行排列。 2、卷内文件排列
（1）文字材料与图样。文字材料在前，图样在后。 （2）译文与原文。译文在前，原文在后。
（3）管理型文件。按问题重要程度，结合实践（阶段）： 1）重要的文件在前，次要的在后。 2）结论性的文件在前，依据性的在后。 3）复文在前，来问在后。 4）印件在前，定稿在后。 5）正件在前，附件在后。
（四）编号(见“卷内目录”示例 表2) 1、页号
以文件有效内容的页面为一页。
（1）已有页号的文件材料，可不重新编写页号（成册的文件材料
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封面、封底等不需要再编页号，可累计在总页数中） （2）各案卷之间的文件页号不得连续编写。 2、件号
卷内文件材料的顺序号或图纸的张号。 （1）件号体现在档号章中序号的项目栏内。
（2）卷内以件为单位分别装订的文件材料，需在每件文件首页空白处加盖档号章。 （3）档号章填写要求
1）档号。同案卷目录中档号一致（有目录代号、分类号、案卷号组成）。
2）序号。同卷内目录中依次标注的文件材料排列序号一致 档号填写示例如下
档号 序号 01001-8020-001 12 （五）案卷编目 1、案卷目录
（1）格式及填写（见表4） （2）填写要求。
1）项目名称。单项或单位工程等名称（填写承建项目的具体名称）。 2）案卷序号。登录案卷流水序号。
3）档号。电力企业档案分类表中的目录代号（第一组代码）、分类号（第二组代码）、案卷号（第三组号）。
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4）案卷题名。简明、准确揭示卷内文件的内容，应由组卷人拟写。 a、结构：项目名称（可单项或系统或单位工程或分部或分项等工程的名称）、设备名称或代字（号）等及卷内文件内容。
b、案卷题名不得重复，避免用“之一、之二、之三”、“文件”、“资料”等文字来概括卷内文件内容。
c、前期或共用等管理性文件的案卷题名中的“项目名称”，需填写“单项”工程名称。
d、施工过程等文件的案卷题名中的项目名称，采用系统或单位或分部或分项等项目的名称即可，不宜将批准原立项的建设项目名称全部均标出。避免用大量字数标识项目名称，以防造成案卷题名的主次不清。
5）总页数。填写案卷内全部文件的页数之和。 6）保管期限。已确定的案卷留存年限（见表1）。
7）备注。根据管理需要，标识改案卷的存址、份数（作为归档移交目录是需标明份数）、密级。 2、卷内目录（排列在卷内文件之首） （1）格式示例。
1）案卷内文件以“件”为单位装订的案卷（见表2）
2）案卷内文件整卷装订的案卷（卷内所有文件均装订在一起的案卷）（见表3）
（2）填写项目及要求。
1）文件序号。卷内文件排列序号，用阿拉伯数字依次标注卷内文
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件的顺序，一件文件一个流水号。
2）文件编号。文件材料的文号、图样的图号、设备代号、项目代号。
3）责任者。文件材料的形成者或第一责任者（以文件落款及印章为准）。
4）文件题名。需针对具体文件内容的名称进行填写，照实抄录，而不是填写文件“表头”的名称。
5）日期。文件材料形成的时间（以文件落款或签署的时间为准：年、月、日）。
6）页数（页号）。根据案卷内文件材料的装订形式确定编写及选择填写方法。
a、以件为单位（单份文件）进行装订的案卷，填写每份文件材料的总页数。
b、整卷文件装订的案卷（卷内文件均装订在一起），编写案卷内所有文件材料的流水页号。填写每份文件“首页”上标注的页号，以便检索。最后一份文件填写首尾页上标注的页号。 7）档号。与案卷目录等填写的档号相同。 8）备注。根据实际需要简单填写需要注明的情况。 3、备考表（排列在卷内文件之后） （1）格式（见表5） （2）填写项目与要求。
1)互见号。填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载
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体类型。 2）说明。
a、填写卷内全部文件的总件数、总页数。
b、对在组卷和在提供使用过程中需加以说明的问题。 3）立卷人。立卷责任者签名。 4）检查人。案卷质量审核者签名。 5）检查日期。案卷质量审核的时间。 6）档号。按该案卷的具体档号填写。 4、封面（整卷装订的案卷封面、卷盒封面） （1）格式示例 （见表6） （2）填写项目及要求
1）案卷题名。简明、准确揭示卷内文件的内容（需与案卷目录中的题名相一致）
2）立卷单位。负责文件材料组卷的部门或承建工程的单位（填写通用简称，如河北电建一公司）。
3）起止日期。卷内文件形成的最早与最晚时间（年、月、日，年度填写4位数字）。
4）保管期限。组卷时划定的保管期限。
5）档号。目录代号、分类号、案卷号（“可用铅笔临时填写”：DA/T28-2002）
6）密级。应填写卷内文件的最高密级（三个密级的划分：绝密、秘密、机密）。若未定密级不需填写。不得随意填写“内部”“一般”
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5、脊背
（1）格式（见表7） （2）填写项目与要求。
1）卷盒较薄时，脊背可填写题名的关键字，但需在封面填全案卷题名。
2）保管期限。 3)档号 4）案卷题名
6、案卷装订（两种装顶形式）
（1）整卷装订的案卷，采用三眼一线、棉线装订方法（按事前制作的“标尺”控制装订线的距离与位置）以右边及下边整齐，左边为装订位置，距离左页边1cm处，中眼位于纸张左侧中间，各眼间距为7cm。装订线在卷宗背面打结。
（2）以“件”为单位（单份文件）进行装订的案卷，一份文件页数较多时，采用三眼一线、棉线装订（选择适中的棉线）。一份文件较薄即页数只有数页时，可在其左上角的位置，两眼一线（使用较细的棉线）装订即可。以右边及下边整齐，在左上角距离左页边1cm，上页边1cm处装订，两眼之间为距离为1.5cm。
（3）对少量规格较小的文件，可粘贴在A4纸上。对一些页数较多，小于A4纸的文件，无需将每页文件均进行粘贴，可将其用曲别针等，临时夹在A4文件的左侧加以固定，整修戳齐后，再去掉曲别针进行装订。
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（4）对卷内破损、卷曲的文件，需经修正、裱糊。
五、归档时间
（一）项目全部竣工文件材料应在项目投产后45天内向档案管理部门移交归档。
（二）具体归档时间，详见“公司项目文件归档范围、保管期限表、责任单位、具体归档时间”表。
六、归档移交
（一）档案整理完毕需编制归档移交清册，由主管此项工作的负责人核准签字后向建设单位档案管理部门移交。移交清册一式两份，各保留一份。档案部门接受档案管理部门，应全面检查归档文件的材料质量。
（二）重要项目的文件材料归档时应编写“归档说明”，并经项目负责人审核签字，与“移交清册”一并归档。 1、归档说明（见表8）
2、案卷移交目录清册及封面（见表9、表10）
七、电子档案的管理与整理
（一）电子档案：是具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。
（二）归档的范围：参照文书档案、建设项目等档案归档范围及电力企业各类档案0-9类的类目设置内容收集归档，应与有关纸质档案范围相一致。 （三）整理
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1、电力企业电子档案整理（分类应与纸质档案分类一致） 参照GB/T11822-2008进行整理。载体类别的标识，可使用汉字或汉语拼音，如关盘或GP、G。
“8-9类”，按各专业分类标识。由于电子档案可包含的内容较多，所以分类号为三位阿拉伯数字与纸质档案相对应，并在相应纸质档案的备考表中填写互见号。 2、电子文件的著录
（1）著录项目。责任者、操作者、背景信息、元数据等及其他标识。
（2）要求。应保证其真实性、完整性和有效性，并将著录结果制成机读目录和纸质目录。 （四）归档
电子文件归档，可分两步进行：对实时进行的归档先逻辑归档，再完成物理归档。 1、逻辑归档
将电子文件的归档权从网络上转移至档案管理部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。 2、物理归档
（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
（2）将带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性的载体上。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
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（3）一般采用只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬磁盘等。不得使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应标明档号、存入日期等。
档号 0101-804-01（盘） 存入日期 2010.10.15 （5）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档。归档电子文件应以“盘”为单位进行保管。
（6）对需要长期保存的电子文件，应在同一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
（7）文件形成部门或信息管理部门应定期将经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。
（8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。 （五）检验
1、原则：归档电子文件经检验合格后，如期移交档案部门进行集中保管。 2、检查：
（1）载体有无划痕，是否清洁。 （2）有无病毒。
（3）合适归档电子文件的真实性、完整性、有效性，检验和审核
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手续完备。
（4）对特殊格式的电子文件，应合适其相关的软件版本、操作手册等是否完整。 （六）验收
档案部门应按照要求及检验项目队归档的电子文件逐一验收。对检验不合格的，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。 （七）移交
经档案部门验收合格后，办理移交手续填写《归档电子文件移交、接受检验登记表》，经双方签字、盖章，一式两份，各留存一份。（示例见表11） （八）保管
1、归档的载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 2、单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 3、存放时应远离强磁场、强热源，并和有害气体隔离。
八、表格尺寸
本制度中所涉及表格尺寸参见《电力企业档案管理规范操作指南》一书附录273页-277页。
九、附则
本制度由河北建投新能源有限公司东辛营风能分公司负责解释。 制度自发布之日起执行。
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附表：
表1： 归档文件范围及保管期限
归档文件范围及保管期限
序号 归档文件 保管期限（归属单位不同） 建设 设计 施工 监理 单位 单位 单位 单位 长期 永久 长期 长期 永久 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 4.3 招标投标、承发包合同协议长期 4.3.1 招标书、招标修改、招标补遗及答疑 投标书、资质、履约类保函、委托授权书4.3.2 和投标澄清、修正 开标已成、开标大会签字表、报价表、评4.3.3 标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告 4.3.4 中标通知书 合同谈判纪要、合同审批、合同书、合同4.3.5 变更 5 施工 5.1 建筑施工 开工报告、工程技术要求、技术交底、图5.1.1 纸会审纪要 施工组织设计、方案及报批、施工计划、5.1.2 施工技术及安全措施、施工工艺 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验5.1.3 单 5.1.4 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料代5.1.5 用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 施工定点（水准点、导线点、基准点、控5.1.6 制点等）测量、复核记录、地质勘探 土、岩实验报告，基础处理，基础工程施5.1.7 工图，桩基工程记录，地基验槽记录 5.1.8 施工日记、大事记 5.1.9 隐蔽工程验收记录 各类工程记录及测试、沉降、位移、变形5.1.10 监测记录、事故处理报告 5.1.11 工程质量检查、评定 5.1.12 技术总结，施工预、决算 5.1.13 交工验收记录证明 5.1.14 竣工报告、竣工验收报告 5.1.15 竣工图
长期 长期 长期 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 - 16 -
5.1.16 声像材料 5.2 设备及管线安装 开工报告、工程技术要求、技术交底、图5.2.1 纸会审纪要 施工组织设计、方案及其报批、施工计划、5.2.2 技术措施 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验5.2.3 单 5.2.4 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、5.2.5 零部件、设备代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记5.2.6 录 5.2.7 隐蔽工程检查验收记录 5.2.8 强度、密闭性试验报告 5.2.9 设备、网络调试记录 施工安装记录、安装质量检查、评定、事5.2.10 故处理报告 5.2.11 系统调试、试验记录 管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记5.2.12 录 5.2.13 管线标高、位置、坡度测量记录 5.2.14 中间交工验收记录证明、工程质量评定 5.2.15 竣工报告，竣工验收报告，施工预、决算 5.2.16 竣工图 5.2.17 声像及电子文件 5.3 电气、仪表安装 开工报告、工程技术要求、技术交底、图5.3.1 纸会审纪要 施工组织设计、方案及其报批文件、施工5.3.2 计划、技术措施文件 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验5.3.3 单 5.3.4 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、5.3.5 零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 5.3.6 系统调试、整定记录 5.3.7 绝缘、接地电阻等性能测试、校核 材料、设备明细表及检验、安装记录、质5.3.8 量检查评定、事故处理报告 5.3.9 操作、联动试验
永久 长期 长期 长期 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 短期 长期 永久 永久 永久 长期 长期 短期 长期 长期 永久 长期 长期 永久 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 - 17 -
5.3.10 5.3.11 5.3.12 5.3.13 5.3.14 7 7.3 10 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.9 电气装置交接记录 中间交工验收记录、工程质量评定 竣工报告、竣工验收报告 竣工图 声像及电子文件材料 工艺设备 设备、材料采购、招投标、合同、出厂质量合格证明 竣工验收 项目竣工验收报告 工程设计总结 工程施工总结 工程监理总结 项目质量评审 工程现场声像材料 竣工验收会议、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案材料 短期 永久 永久 永久 长期 长期 长期 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
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表3：案卷内文件整卷装订的案卷（卷内所有文件均装订在一起的案卷）
卷 内 目 录
文件题名 单位工程开工报审表 竣工验收报批 工程总结 图纸会检纪要 施工方案（技术措施） 作业指导书 日期 档号： 页号 1 4 7 11 17 27-36 备注 文件文件责任者 序号 编号 1 2 3 4 5 6
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表4：案卷目录格式及填写示例 XX电力工程案卷目录
案卷序号 1 2
档号 01000-8000-01 01001-8800-020 案卷题名 XX电力工程项目核准、开工报批 1号机基础竣工图 总页数 15 30 保管期限 永久 永久 备注 1 2 - 20 -
表5：卷内备考表
卷 内 备 考 表
档号:0102-8047-001
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互见号: 0101-804（光盘） 说 明： （1）总件数：10件 （2）总页数：155页（其中P6与P7之间漏编一页，总页数已加此页 示 例1: 卷内第二份文件为复印件（应为原件），补盖了红印章。 示 例2: 卷内所涉及的“刚才”使用情况在档号0101-8047-006中存放 立卷人：xxx 2010年10月15日 检查人：xxx 2010年10月18日
表6:封面
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档号：0101-8061-006 案卷题名： 1号机电气设备安装记录及质量评定 立卷单位：xxx电建公司项目部 起止日期：2010.10.10-201.10.15 保管期限：永久 密 级：若未定密级（绝密、秘密、机密），不需填写
表7：案卷脊背
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表8：归档说明
保管期限 长 期 档 号 0102-8070-001 案卷题名 xx电场二期工程竣工验收及设计、施工、监理工作总结 - 24 -
xxx单位归档说明 例1：按业主的《工程档案归档管理细则》对承建项目的归档文件进行整理及归档。但对同“单位工程、分部工程”等项目的施工记录与质量验评未相对应地进行系统组合，不利查找。鉴于已编写了页号与装订情况，不再拆卷。 例2：电气系统建筑的景观、事故（安全）及通信、智能化建筑照明等入在8045类目。 例3：未中标文件，按“投标单位的投标先后顺序进行登记造册（即作为目录清册），不再进行分类、组卷等一系列的整理工作，已防止在资料柜架短时间内保存备查。 2010年10月16日
表9：案卷移交目录清册
案卷移交目录清册
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案卷 档 号 序号 1 0100-8000-001 2 3 0101-8052-001 0101-8820-020 总页案卷题名 数 xx电场工程项目核准、开工报批 15 施工组织设计、开工报审、作业86 指导书 竣工图 30 保管 份数 期限 永久 1 永久 永久 2 3
表10：案卷移交目录清册(封面)
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xx案卷移交目录清册（封面） 文字材料案卷数：500卷 竣工图案卷数：980卷 设备档案按卷数：300卷 光盘：50盘 照片：100张 移交单位:(盖章) 接收单位:(盖章) 移 交 人:(盖章) 接 收 人:(盖章) 2010年10月15日
表11：归档电子文件移交、接收检验登记表
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检 验 结 果 检 验 项 目 合格（画“√”） 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资公司档案统一管理软件 料检验（软件版本、操作手册） 移交人（签名） 2010年10月10日 √ √ √ √ √ 不合格（画“×”） 接收、审核人（签名） 2010年10月15日
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