办公室精细化管理方案

办公室精细化管理就是以科学管理为基础以精、准、细、严为特征致力于提高管理水平、降低管理成本提升管理效率的一种管理方式 一、办公室管理精细化的内容与要求

推进办公室工作科学化、精细化的管理需做好以下方面的工作： 1、定岗定责权责对等按照“定岗、定责、定标准”的要求健全办公室工作的责任体系根据办公室工作职能和流程科学设置工作岗位明确界定岗位职责确定工作衔接的节点和程序做到分工明确、各司其职、协调配合按照局部功能最优化、整体功能最大化的要求将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位形成岗位工作规范

2、优化流程保障有序运作建立科学简约、清晰明了的工作流程是推进办公室工作科学化、精细化管理的前提要借鉴现代管理理论健全和优化办公室各项工作流程要根据办公室职能建立信息调研使各项工作均依流程运行在流程设计中要做到目标明确环节清晰努力实现各环节间的“无缝衔接”有机配合信息共享既相互促进又相互制约既提高效率又减少出错率

3、实行考核评议提高绩效要合理确定考核标准对一些程序性、易于量化的工作尽可能设计量化指标；对那些非程序性、主观因素较强的工作设计必要的定性评价的指标要采取科学的考核方法充分运用信息系统自动选取并生成相关工作指标对一些难以量化的指标辅之以必要的人工方式人机结合提高考核效率通过考核对办公室整体职能发挥情况进行全面评价

4、完善制度夯实基础要健全办公室各个环节事务管理的工作制度避免出现管理真空要完善督促检查制度提高执行力要对现行制度进行认真清理保留合理的补充必要的废止过时的形成完善、管用、有效的制度体系

5、强化保障改进手段依托先进的信息技术手段支持实现流程运转、工作评价的标准化、信息化、自动化是推进办公室工作科学化、精细化管理的必由之路

三、做好办公室管理精细化具体措施

1、日常管理工作管理目标：使管理工作规范化、程序化、标准化、科学化切实加强精细化管理

根据单位实际情况梳理整合、修订、补充各项规章制度审核、编制单位对内、对外的公文负责公文的承收、

登记、传办、存档等保证公文的时效性和处理的规范性为领导决策和工作的开展提供保证

（1）文件的制发包括打印、审核、校对、分发单位下发的各类文件、通知、纪要、通告等一般文稿由相关处室的拟定清样向办公室申请登记填写发文登记表

（2）公文处理负责上级来文登记、送阅、审签后分类存档省市其它部门及下属单位来文登记、签批后送主管领导阅示

2、档案管理管理目标：档案管理流程清晰、规范提高办公效率确保档案的安全性及延续性

（1）对收发文进行分级、分类、编号登记管理

（2）对档案的调阅、借用要按照文件密级规定实行严格的审批、登记、回收管理

（3）电子文档和纸质文档同时保存其它影音资料重点保管做好安全保护工作改善档案室管理条件引进“档案电子管理信息化”管理软件提高科学化、精细化、信息化管理的能力

3、会议通知及业务接待管理目标：及时、准确、高效认真做好各类会议的通知、会场安排、会议文件印发、

会议记录等保证及时、准确不出差错做好业务接待工作负责联系各类参观、学习、考察事宜及时完成领导督办事项以及督办完成情况的反馈

4、办公耗材管理管理目标：降低办公成本杜绝浪费现象对于纸张的使用进行严格控制领用时要造册登记在不影响工作要求的前提下可将纸张二次使用对其他单位部门借用打印、复印的情况需经相关领导审批后方可登记使用

5、加强信息管理目标：上传下达重质量讲时效为发展决策提供良好企业窗口树立企业形象完善单位网站管理在现有网站基础上改进版面增加栏目内容恢复单位原有OA办公自动化系统运用收发文信息管理系统管理办公室收发文件

6、车辆调度管理目标：有效使用车辆合理控制费用运用“三秦通”等交费系统有针对性地采取交费的措施达到不断优化的效果降低车辆费用

（1）集中管理合理调配严格按派车单安排车辆并记录备案派车单先由用车处室填写清楚用车时间、地点、事由、预计用车时间等由主管领导审核签字交车辆主管派车杜绝公车私用

（2）在用车空闲合理安排好车辆的加油、保养、清洗等事项保证车辆的最佳运行状态

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