公司档案管理细则
1.总则
1.1 为加强民营企业档案工作,规范民营企业档案管理行为,促进档案工作为民营企业各项工作服务,依据《中华人民共和国档案法》、《吉林省档案条例》和《企业档案管理规定》,制定本细则。
1.2 本细则所称的民营企业档案,是指民营企业在生产经营等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的真实记录。
1.3 民营企业档案工作是民营企业管理的重要基础。民营企业档案是民营企业信息资源的有机组成部分,是体现民营企业历史真实面貌、维护民营企业合法权益的有效依据和凭证。
1.4 民营企业档案属企业所有,同时也是国家档案的组成部分之一。民营企业应认真贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规,依法管理本企业档案,提高企业员工的档案意识。
2. 档案管理
2.1 民营企业应将档案工作纳入企业管理的议事日程之中,明确管理档案的部门和人员,保持档案人员的相对稳定。
2.2 民营企业负责档案工作的部门应依法履行以下职责:
2.2.1 制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
2.2 .2统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
2.2 .3指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
2.2 .4监督、指导本企业所属机构的档案工作;
2.3 民营企业应建立档案工作制度,主要包括立卷归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案人员岗位责任制等。
2.4 民营企业档案人员应当忠于职守,遵纪守法,积极参加档案部门主办的业务培训。
2.5 民营企业档案工作接受所在地档案行政管理部门的依法监督和指导。
3．文件材料的形成、整理与归档
3.1 民营企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围(见 《民营企业文件材料分类及归档范围》)。企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序,列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划。企业各部门应指定专人负责所形成的文件材料的收集、积累、整理,并按时向民营企业档案部门归档。
3.2 民营企业归档文件材料的来源:
3.2.1 企业内部形成的文件材料;
3.2.2 企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料;
3.2.3 企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;
3.2.4 企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;
3.2.5 企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;
3.2.6 企业执行、办理的外来文件材料。
3.3 归档的文件材料包括纸质、光盘、录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.4 归档文件材料的整理
3.4 .1民营企业在党务工作、行政管理、生产技术管理、经营管理等活动中形成的纸质文件材料可依据《归档文件整理规则》进行整理;
3.4 .2民营企业在产品、科研、设备、基建等方面形成的文件材料可依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理;
3.4 .3会计文件材料可依据《会计档案管理办法》的要求进行整理;
3.4 .4录音带、录像带、照片及底片、胶片等载体形式的文件材料可依据《声像档案管理办法》的要求进行整理;
3.4 .5民营企业在0A、CAD、CAM等系统中形成的电子文件材料可依据或参照《电子文件归档与电子档案管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等进行整理;
3.4 .6民营企业在职工个人管理工作中形成的文件材料可依据《吉林省企业职工档案管理办法》的要求进行整理。
3.5 归档时间
3.5 .1管理性文件材料应在办理完毕后的第期。
4.4.3 经过鉴定的档案要达到保管期限划定准确、保管单位质量达到标准规定。鉴定中如发现档案保管期限划定不准确、档案不完整,企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
4.4 .4销毁档案必须严格掌握,慎重从事,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经企业法人批准后,进行监销。销毁档案要严格执行保密规定。
4.5 档案统计
4.5 .1企业档案管理要建立健全统计工作,统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。
4.5 .2档案统计要有档案管理设施、设备统计,档案人员统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果统计等。
4.6 民营企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展。民营企业可为档案部门配备相应的现代化管理设备和科学的管理软件,提供技术支持,不断提高档案的现代化管理水平。
4.7 民营企业发生资产与产权变动,应参照国家有关规定,做好档案处置工作。
5. 档案的利用
5.1 民营企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作,通过开架阅览、编写全宗介绍、组织沿革、大事记、各类专题汇编以及建立企业专题档案信息数据库等形式,为企业提供及时、有效的服务。
5.2 企业档案开发与利用,必须严格执行保密制度。
6.1 奖励与处罚
6.1 民营企业应对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
6.2 民营企业应建立档案工作责任追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,依法进行处理。
7. 附则
7.1 本细则由吉林省档案局负责解释。
7.2 本细则自发布之日起施行。